Controlo de Inventário – uma obrigação ou uma ferramenta – chave?
Os inventários têm um papel fundamental para o desenvolvimento e crescimento dos negócios das empresas, com uma influência marcante na determinação dos indicadores de rentabilidade e dos resultados, assim sendo, o seu controlo torna-se uma tarefa que merece a devida atenção e prioridade.
O controlo dos inventários é considerado, como uma das atividades mais importantes para uma gestão organizada e eficiente para a supervisão de stocks por parte de qualquer entidade empresarial. Este controlo compreende um conjunto de procedimentos, métodos e práticas para alcançar um melhor fluxo de operações de entrada e saída de produtos de modo a contribuir para uma tomada de decisões positivas e adequadas à realidade existente.
Dois tipos de sistemas de inventário podem ser utilizados para o processo de controlo, o Sistema de Inventário Intermitente e o Sistema de Inventário Permanente, sendo este último, o foco do artigo em questão.
O Sistema Inventário Permanente, é visto como o ideal e o mais completo método, a nível de acesso à informação recente e a nível de uma otimização de todos os processos envolventes relativamente à monitorização correta dos inventários.
Este tipo de Sistema de Inventário Permanente traduz -se num sistema de controlo dos inventários, que contempla diversas vantagens, nomeadamente, uma melhor gestão de tempo, a identificação dos bens, e um maior e um fácil controlo dos bens quanto à sua natureza, às quantidades existentes e os seus custos unitários e globais. Para os sistemas de gestão e de contabilidade analítica, fornecem a possibilidade de a qualquer momento, a correspondência real entre as contagens físicas e os registos contabilísticos, conforme previsto n.º 1 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13/07 (na redação do Decreto-Lei n.º 98/2015).
As alterações introduzidas pelo Decreto-Lei 98/2015, de 2 de junho (transposição da Diretiva n.º 2013/34/EU), vieram alargar o leque de empresas que agora são abrangidas e obrigadas à aplicação do Sistema de Inventário Permanente.
Com efeito, a partir do ano de 2016, as empresas que se encontram dispensadas de implementar o Sistema de Inventário Permanente, são as que reúnam as características estabelecidas na norma das microentidades, (referenciado no nº. 1 do artigo 9º Decreto-Lei 98/2015), ou seja, as que não ultrapassem dois dos três limites mencionados a seguir:
- a) total do balanço: 350 000 Euros,
- b) volume de negócios líquido: 700 000 Euros;
- c) número médio de empregados durante o período: 10
Também ficam dispensadas, as entidades que não sejam microentidades, mas que são relativas às seguintes atividades:
- Agricultura, produção animal, apicultura e caça;
- Silvicultura e exploração florestal
- Indústria piscatória e aquicultura
- Pontos de venda a retalho que, no seu conjunto não apresentem, no período de um exercício, vendas superiores a 300.000 Euros nem a 10% das vendas globais da respetiva entidade.
- Prestação de serviços, considerando-se como tais as que apresentem, no período de um exercício, um custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda os 300.000 Euros nem 20% dos respetivos custos operacionais.
Por conseguinte, o Ofício-Circulado n.º 20193/2016, de 23/06, da Autoridade Tributária Aduaneira, clarifica que, em termos de efeitos fiscais, as entidades contempladas para a adoção do Sistema de Inventário Permanente, devem refletir a nível contabilístico, pelo menos no final de cada mês, os inventários efetivamente existentes, com base no regime de inventário permanente. Por outras palavras, efetuar o registo de todos os movimentos que ocorram, de entradas e saídas de stock, apresentando, no final de cada operação sucedida, os respetivos saldos contabilísticos correspondentes e atualizados das rubricas de Custo dos Inventários (ativo) e Gasto das Vendas (demonstração de resultados) ou Variação dos Inventários de Produção (demonstração de resultados).
Segundo, a Norma Contabilística e de Relato Financeiro (NCRF) n.º 18 - " Inventários", os procedimentos previstos para o tratamento das operações relativos a inventários, são idênticos nas empresas que adotem o Sistema de Inventário Permanente ou Intermitente.
A comunicação dos inventários por parte das empresas, é efetuada anualmente e reportada, por via eletrónica, no final do de cada período fiscal (no mês seguinte ao mês de fecho anual), no portal da Autoridade Tributária e Aduaneira (conforme o artigo 3.º A do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto). Todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC, são obrigados à comunicação, independentemente do volume de negócios, exceto os abrangidos pelo regime simplificado.
Normalmente, para as empresas com o período de tributação coincidente com o ano civil (de 1 de janeiro a 31 de dezembro), a obrigação de comunicação ocorre até à data de 31 de janeiro do período seguinte ao que diz respeito. Os sujeitos passivos, com o período de tributação, que não coincida com o ano civil, os prazos praticados são diferentes, isto é, a comunicação deve ser efetuada até ao final do mês seguinte à data de término desse período.
No caso, em que os sujeitos passivos não possuam bens em stock e que estejam obrigadas por lei à comunicação de inventário, os mesmos não precisam de comunicar e nem de submeter um ficheiro em branco. Contudo, devem declarar, na mesma, no portal da Autoridade Tributária e Aduaneira, via e-fatura, que não tem existências a serem reportadas.
A Portaria n.º 126/2019, de 2 de maio, veio definir uma estrutura mais completa, para o ficheiro dos inventários (nomeadamente a valorização dos produtos), que deverá compreender os campos infra:
- Tipo de Produto (M-Mercadorias; P-Matérias-primas, subsidiárias e de consumo; A-Produtos acabados e intermédios; S-Subprodutos, desperdícios e fugas; T-Produtos e trabalhos em curso; B-Ativos Biológicos);
- Identificador do Produto (código do produto na lista de produtos, correspondente ao do SAFT (PT) da faturação, quando aplicável);
- Descrição (descrição do produto);
- Código do Produto (código EAN (código de barras ou Identificador do Produto);
- Quantidades (quantidades de existência final ao período a que reporta);
- Unidades (unidade de medida usada para cada produto)
- Valor (valor da existência final relativa ao valor que reporta).
A comunicação dos inventários, com a estrutura do ficheiro aprovada pela Portaria n.º 126/2019, de 2 de maio, entra em vigor para as comunicações de inventários relativas a 2022 a efetuar até 31 de janeiro de 2023 (determinado através do despacho n.º 351/2021–XXII, de 10 de novembro de 2021 do Secretário de Estado Adjunto e dos Assuntos Fiscais).
Esta obrigação, de reportar o inventário no final do período fiscal é uma medida por parte do Governo, para o reforço do controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos com o intuito de combater a fraude, a invasão fiscal e a economia paralela, detetando entidades que apresentam valores de inventários falsos e/ou incorretos de modo a encobrir o volume de negócios do ano, influenciando o seu resultado tributável.
Em caso de situações de falta ou de atraso, na comunicação dos elementos das faturas ou inventários, a coima pela infração cometida pode ir de 200 Euros a 10.000 Euros, se for sujeito passivo de IRS e de 400 Euros a 20.000 Euros, se for sujeito passivo de IRC.
A Baker Tilly dispõe de serviços de qualidade e de rigor, relacionados com a área de inventários que asseguram, nas suas várias vertentes, contabilística, fiscal e de controlo interno, alicerçados nos seguintes pilares:
- Facilidade de acesso à informação cloud
- Ferramentas de apoio à aprovação de compras
- Controlo de entradas e saídas de stocks de acordo com os registos da base de dados
- Sistema de registo de inventários (Controlo de desvios, encerramento de períodos, valorização de stocks)
- Automatização da importação de registos para a contabilidade.
Aconselhamos vivamente, às empresas a verem este tópico de comunicação de inventários, não como mais uma obrigação burocrática e administrativa a cumprir, com o fim de ser controlado por entidades terceiras, mas sim, como um bom incentivo para a completa e total informatização de um ciclo transacional, que envolve muitos movimentos de transações resultantes em entradas e saídas de bens.
A gestão de inventários é uma área de relevância dentro de uma organização empresarial e caso seja conduzida de forma bem-sucedida, constitui uma ferramenta relevante na otimização interna, permitindo a maximização dos meios de produção e a satisfação do mercado.
Em suma, para as empresas é uma oportunidade para reverem o seu ciclo de inventários (compras, produção, inventariação, valorização, rotação, realização, contabilização e sistemas de informação de suporte), implementando processos e práticas de controlo interno que permitam maior eficácia, melhores margens, otimização de cadeias de abastecimento e logística de compras, diminuição de risco de obsolescência técnica ou financeira e consequentemente, um menor desperdício de stock e de recursos afetos ao seu controlo.
Tiago Dias |Outsourcing Partner
Quiloni Carsane | Senior Consultant I
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